ChatGPT en de AVG: wat mag u invoeren in uw bedrijf?

Mag u ChatGPT zakelijk gebruiken?

Ja. De AVG verbiedt geen chatbot. Ze stelt eisen aan wat u met persoonsgegevens doet, en die gelden ook als u ze in een chatbot zet. Voor tekst zonder persoonsgegevens, zoals een conceptbrief zonder namen, een samenvatting van een openbaar document of een stuk code, speelt de AVG geen rol. Bij gezondheidsgegevens, grote bestanden of twijfel beslist een privacyjurist of uw functionaris voor gegevensbescherming.

Neem als voorbeeld een accountantskantoor waarvan de medewerkers een chatbot willen gebruiken om mails en rapporten te schrijven. Wat mag daarin, en wat moet het kantoor regelen?

Wat zijn persoonsgegevens in een prompt?

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zegt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), en dat is ruimer dan veel mensen denken (AP). In een prompt kunnen onder meer staan:

• een naam, adres, telefoonnummer of foto;
• een e-mailadres van een klant, ook een zakelijk adres als er één persoon achter zit, zoals voornaam@bedrijf.nl;
• een klant- of personeelsnummer;
• een notitie over wat iemand heeft gekocht of gezegd;
• iemands gezondheid, zoals een allergie of een ziekmelding.

Informatie over een bedrijf is geen persoonsgegeven. Is het een eenmanszaak of een klein bedrijf waarvan de gegevens iets over de eigenaar zeggen, dan wel.

Wat zegt de toezichthouder over chatbots?

De AP schreef op 6 augustus 2024 dat zij meldingen van datalekken had gekregen waarbij medewerkers persoonsgegevens in een AI-chatbot hadden gezet, bijvoorbeeld medische gegevens van patiënten bij een huisartsenpraktijk en een bestand met klantadressen bij een telecombedrijf (AP, in het Engels). De hoofdlijnen:

• Zet een medewerker op eigen initiatief persoonsgegevens in een chatbot, tegen de afspraken in, dan is dat een datalek.
• Staat het gebruik in uw eigen beleid, dan is het geen datalek, maar volgens de AP vaak niet toegestaan.
• De bedrijven achter de chatbots bewaren meestal wat u invoert, op hun servers, vaak zonder dat de invoerder of de persoon in kwestie het weet.
• U maakt duidelijke afspraken over of medewerkers chatbots mogen gebruiken en welke gegevens wel en niet, en u kunt met de aanbieder afspreken dat hij niets opslaat.

Op 13 juli 2026 publiceerde de AP een hulpmiddel voor organisaties die generatieve AI willen gebruiken. De AP adviseert daarin eerst te onderzoeken of u generatieve AI kunt gebruiken zonder persoonsgegevens te verwerken (AP). Lukt dat, dan geldt de AVG niet voor die invoer.

Wat mag erin? Drie niveaus

Werk met drie niveaus. Een medewerker hoeft de AVG dan niet te kennen om te weten wat hij mag doen.

Bij groen geldt nog één voorbehoud: vertrouwelijke bedrijfsinformatie is een ander punt, dus leg vast wat daaronder valt. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, vallen onder strengere regels in de AVG, en sommige gegevens zijn zo gevoelig dat een fout veel schade doet (AP).

Wat moet er geregeld zijn voordat u persoonsgegevens invoert?

Zet u persoonsgegevens in een chatbot, dan schakelt u een andere organisatie in die ze voor u verwerkt. De AP noemt u dan verwerkingsverantwoordelijke en de aanbieder verwerker, en daarvoor gelden vier eisen (AP):

1. U hebt een betrouwbare aanbieder: u moet erop kunnen vertrouwen dat hij de gegevens passend beveiligt.
2. U hebt een verwerkersovereenkomst, waarin staat wat de aanbieder wel en niet met de gegevens mag doen.
3. Mensen kunnen hun privacyrechten uitoefenen, ook voor wat u hebt uitbesteed.
4. Er is een datalekprocedure: de aanbieder informeert u zo snel mogelijk, en de melding aan de AP blijft uw taak.

Daar komen twee vragen bij die bij een chatbot het verschil maken. Wat bewaart de aanbieder: wordt uw invoer bewaard en gebruikt om het model te verbeteren? De AP noemt het een mogelijkheid om af te spreken dat de aanbieder niets opslaat. En waar worden de gegevens verwerkt: staan ze buiten de EER, dan is een grondslag voor die doorgifte nodig.

Of een versie een verwerkersovereenkomst biedt, verschilt per aanbieder en per abonnement. Lees het aanbod daarop en vraag het na als het er niet in staat. Wordt de aanbieder een ontvanger van persoonsgegevens, dan hoort dat in uw privacyverklaring; wat zo’n verklaring bevat, staat in wat er op een website moet staan.

Wilt u dat persoonsgegevens in uw eigen systeem blijven en alleen de tekst zonder namen naar een aanbieder gaat? Vraag een offerte aan voor een AI-functie die zo is gebouwd.

Een beleid van één pagina

Een beleid dat niemand leest helpt niet. Een beleid van één pagina bevat zeven dingen:

1. Welke hulpmiddelen mogen: de naam van de versie en het account, niet “ChatGPT”.
2. Wie het account beheert en wie er gebruik van maakt.
3. De drie niveaus, met voorbeelden uit uw eigen werk.
4. Wat nooit mag: de rode lijst.
5. Controleer wat u terugkrijgt: een chatbot kan overtuigend fout zijn, en u staat in voor wat u verstuurt.
6. Wat te doen als het misgaat: naar wie meldt een medewerker het, en binnen welke tijd.
7. Wanneer u het herziet: bij een nieuwe versie, een nieuwe aanbieder of een incident.

Wat doet u als een medewerker het al heeft gedaan?

Ga uit van een datalek en doorloop de stappen van de AP (Datalek? Dit moet u doen):

1. Maak eerst een overzicht: wat is ingevoerd, wanneer, door wie, hoeveel personen.
2. Beperk de gevolgen: laat de aanbieder het gesprek verwijderen als dat kan.
3. Bepaal of u het moet melden bij de AP. Dat moet mogelijk binnen 72 uur, gerekend vanaf het moment dat u het weet. Ook moet u soms de betrokkenen informeren.
4. Leg het vast in uw datalekregister, ook als u het niet meldt.

Een voorbeeld: een klantmail herschrijven

Een medewerker van het accountantskantoor wil een mail over een achterstallige factuur vriendelijker laten klinken.

Zo niet: “Herschrijf deze mail aan Jan de Vries, Dorpsstraat 12 in Zwolle, over zijn achterstallige factuur 2026-0412 van €1.250.”

Zo wel: “Herschrijf deze mail aan een klant over een achterstallige factuur van €1.250, vriendelijk en met een betaaltermijn van veertien dagen.”

De medewerker voegt de naam, het adres en het factuurnummer zelf weer in. Het resultaat is dezelfde mail, en er is geen persoonsgegeven naar de aanbieder gegaan. Dit kost minder dan een minuut, en het is de reden dat de groene rij van de tabel zo groot is.

Vijf vragen aan een aanbieder

Voordat u een versie voor persoonsgegevens gebruikt, zorgt u dat u antwoord hebt op deze vijf vragen:

Krijgt u op een van de vijf geen antwoord, dan hoort de versie op uw rode lijst.

Bouwt u AI in uw eigen software, dan bepaalt u de antwoorden op deze vragen grotendeels zelf. Vraag een offerte aan als u wilt weten wat dat voor uw taak kost.

Veelgestelde vragen

AI in uw eigen software, gebouwd door ons

Voor een beleid van één pagina en een zakelijk abonnement hebt u ons niet nodig. Wilt u AI in uw eigen software, bijvoorbeeld om documenten of berichten te laten verwerken, dan ontwerpen wij wat er naar een aanbieder gaat en wat in uw eigen systeem blijft. Dat leggen wij vast, zodat u het in uw verwerkingsregister en uw privacyverklaring kunt zetten. Wij beginnen met een test op uw eigen voorbeelden, vanaf €2.500. Vraag een offerte aan en beschrijf wat het systeem moet doen; u krijgt op papier de uren, de planning, de prijs en wat er niet bij zit.