Wat is maatwerksoftware? Vanaf €2.500, en wanneer het loont

Wilt u een prijs voor uw eigen situatie? Vraag een offerte aan.

Wat is maatwerksoftware?

Maatwerksoftware is software die voor één bedrijf wordt gemaakt. Een kleine tool voor één taak laten maken kan vanaf €2.500, exclusief btw. Zo’n tool neemt één klus over die nu in een spreadsheet of met de hand gebeurt. Het tegenovergestelde is standaardsoftware: een product dat u koopt of huurt en dat voor veel bedrijven hetzelfde is, zoals boekhoudsoftware, een webwinkelplatform of een CRM.

Maatwerk bewaart uw gegevens, voert de berekeningen en controles uit die bij uw bedrijf horen en koppelt de systemen die u al hebt. De keuze is zelden alles of niets. Veel bedrijven gebruiken standaardsoftware voor wat iedereen doet en laten alleen bouwen wat hun eigen werk onderscheidt.

Neem als voorbeeld een installatiebedrijf met twintig medewerkers dat werkbonnen, uren en materiaal bijhoudt in drie spreadsheets en daarnaast in de boekhoudsoftware. Dat is de situatie waarin de vraag “bouwen of kopen?” echt speelt.

Maatwerk of standaardsoftware: wat is het verschil?

Standaardsoftware en maatwerksoftware verschillen in zeven punten:

Wanneer is standaardsoftware beter?

Kopen is de betere keuze in vier situaties:

• Er is al een product dat doet wat u nodig hebt. Dan hebt u geen maatwerk nodig.
• Uw proces is gewoon. Facturen schrijven, een agenda delen of een webwinkel runnen doen veel bedrijven op dezelfde manier.
• U kunt de werkwijze van het product overnemen zonder dat uw bedrijf er slechter van wordt.
• Snelheid telt: u wilt morgen beginnen, niet over een paar weken.

Wanneer is maatwerk beter?

Laat bouwen als u zich herkent in een of meer van deze vijf situaties:

• U moet uw werkwijze aanpassen aan de software, en dat kost u meer dan het oplevert.
• Uw medewerkers voeren dezelfde gegevens met de hand in meerdere systemen in. Een koppeling of een nieuw systeem haalt dat dubbele werk weg.
• Een spreadsheet is te groot en te ingewikkeld geworden om nog te vertrouwen: niemand durft de formules aan te raken.
• U hebt berekeningen, controles of regels die bij uw bedrijf horen en die standaardsoftware niet kent.
• Met uw eigen manier van werken verdient u uw geld, en u wilt die niet inruilen voor die van een leverancier.

Het installatiebedrijf herkent zich in de tweede en de derde: dezelfde gegevens staan in drie spreadsheets en de boekhouding, en niemand durft de formules voor de urenstaten nog aan te raken.

Wat kost maatwerksoftware?

Een tool voor één taak kost vanaf €2.500. Duurder wordt het door extra schermen, koppelingen met andere software, rechten voor verschillende soorten gebruikers en gegevens die moeten worden overgezet. De prijs volgt uit het aantal uren werk; reken met ongeveer €100 per uur. Zoveel uur kost elk onderdeel ongeveer:

Gegevens overzetten en koppelingen lopen het verst uiteen. Een nette spreadsheet is in een paar uur overgezet; een spreadsheet met jaren aan uitzonderingen moet eerst worden opgeschoond. Een koppeling met moderne boekhoudsoftware blijft meestal onder in de reeks, een koppeling met een oud systeem komt boven in de reeks uit. Hoe dezelfde onderdelen bij een app uitpakken, leest u in wat kost een app laten maken?.

Weet u welke onderdelen uw eigen tool nodig heeft? Vraag een offerte aan en zet in een paar regels welke klus de software moet overnemen.

Een tool voor de urenstaten van een installatiebedrijf

De drie spreadsheets van het installatiebedrijf moeten plaatsmaken voor één tool. Monteurs voeren per werkbon hun uren en het gebruikte materiaal in, en kantoor ziet per klus wat er gefactureerd moet worden. De eerste versie doet alleen dat:

25 uur maal €100 is €2.500. Daarvoor staan de uren en het materiaal op één plek, en de formules waar niemand aan durfde te komen, zijn verdwenen.

Werkt de tool, dan kan het bedrijf hem stap voor stap uitbreiden. Testen en overleg zijn in elk bedrag meegerekend:

Begin met de eerste versie en laat pas uitbreiden als de monteurs ermee werken. Dan betaalt u alleen voor wat in de praktijk nodig blijkt.

Lijkt uw situatie op die van het installatiebedrijf? Vraag een offerte aan, dan krijgt u dezelfde optelling voor uw eigen tool.

Wanneer kost maatwerk meer?

Maatwerk wordt duurder naarmate meer mensen en afdelingen er hun werk in doen. Een systeem voor meerdere afdelingen begint rond de 100 uur, ongeveer €10.000. Dat bedrag koopt drie dingen die een tool voor één taak niet heeft: meerdere soorten gebruikers met elk hun eigen rechten, koppelingen met de software die het bedrijf al gebruikt, en het overzetten van gegevens in stappen, terwijl het oude systeem blijft draaien tot het nieuwe goed werkt.

Een groot systeem hoeft niet in één keer te worden gebouwd. De tool voor de urenstaten kan het begin zijn: werkt hij, dan komen planning, voorraad of offertes er een voor een bij. Elke stap is dan een bedrag dat u kunt overzien, en u stopt zodra het genoeg is.

Wanneer verdient maatwerk zich terug?

Standaardsoftware kost elke maand; maatwerk kost eerst een bedrag en daarna weinig. Het omslagpunt rekent u zo uit:

omslagpunt in jaren = bouwkosten ÷ (jaarlijkse kosten standaardsoftware − jaarlijks onderhoud maatwerk)

Stel dat het installatiebedrijf de tool met de koppeling met de boekhouding laat bouwen, voor €2.500 + €1.600 = €4.100. Het alternatief is een pakket voor werkbonnen van €30 per gebruiker per maand: voor tien gebruikers €3.600 per jaar. Het onderhoud van maatwerk is 15 tot 20% van de bouwkosten per jaar, hier €615 tot €820.

Kost het pakket €10 per gebruiker per maand, dan is dat €1.200 per jaar en ligt het omslagpunt tussen 7,0 en 10,8 jaar. Zo lang gebruikt bijna geen bedrijf dezelfde software zonder iets te veranderen, dus dan is kopen beter. Hosting komt bij maatwerk nog bovenop, en een pakket kan meer doen dan de ene taak die u nodig hebt. Is het omslagpunt korter dan de tijd dat u de software denkt te gebruiken, dan loont maatwerk; is het langer, dan niet.

Wat zijn de risico’s van maatwerksoftware?

Er zijn vier risico’s, en elk heeft een tegenmiddel. Het eerste is eigendom: wie heeft de rechten op de software? Spreek af dat ze naar u overgaan zodra alles is betaald en dat accounts bij derden op naam van uw bedrijf staan. Het tweede is afhankelijkheid van één bouwer: vraag om de volledige broncode, een schriftelijke beschrijving van het systeem en gangbare technieken, zodat een andere ontwikkelaar het kan overnemen. Het derde is onderhoud: software die niet wordt bijgehouden, werkt na een paar jaar niet meer goed, dus reken met 15 tot 20% van de bouwkosten per jaar. Het vierde is te groot beginnen: projecten lopen vaak vast op een plan dat te groot was en niet op de techniek, dus begin met een kleine eerste versie die al bruikbaar is.

Hoe kiest u? Vijf vragen

Loop deze vijf vragen in volgorde door:

1. Bestaat er een product dat doet wat u nodig hebt? Zo ja, koop het.
2. Moet u uw werkwijze erdoor aanpassen, en kost dat u meer dan het oplevert? Zo nee, koop. Zo ja, ga door.
3. Voeren uw mensen dezelfde gegevens meer dan één keer in? Zo ja: probeer eerst te koppelen, anders bouwen.
4. Wat is het omslagpunt in jaren, met de formule hierboven? Korter dan de verwachte gebruiksduur: bouwen. Langer: kopen.
5. Kunt u het onderhoud dragen? Zo nee, bouw dan niet.

Wat is een mix van beide?

Een mix is vaak het beste: standaardsoftware kopen voor wat iedereen doet, de systemen koppelen en alleen de ontbrekende schakel op maat bouwen. Dat houdt het bouwen klein, en u houdt de voordelen van een product dat een ander bijhoudt. Een koppeling tussen twee systemen die u al hebt, begint bij ongeveer €800 en is vaak de goedkoopste vorm van maatwerk.

Veelgestelde vragen

Maatwerk laten bouwen bij ons

Doet een product dat u kunt kopen wat u nodig hebt, dan hebt u ons niet nodig, en we zeggen welk product. Past uw manier van werken niet bij wat er bestaat, of voeren uw mensen dezelfde gegevens in meerdere systemen in, dan bouwen wij de tool die dat oplost, vanaf €2.500. Vraag een offerte aan met een paar regels over het werk dat nu te veel tijd kost, en u krijgt de uren, de prijs en de kosten per maand op papier.